Publikacje

Na początek należałoby wyjaśnić, czym dokładnie jest podróż służbowa. Otóż pojęcie podróży służbowej wyjaśnia częściowo art. 77 (5) Kodeksu pracy, w myśl którego jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Przy podróży służbowej nie następuje zmiana miejsca świadczenia pracy zapisanego w umowie o pracę.

Wykładnię dotyczącą instytucji podróży służbowej znajdziemy także w orzecznictwie. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 20 marca 2013 roku (III AUa 1257/12) określił, iż podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, w którym pracodawca określa skonkretyzowane zadanie oraz termin i miejsce jego wykonania przez pracownika. Podróżą służbową będzie więc każdorazowe wykonywanie zadania służbowego, z którym wiąże się:

• podróż poza stałe miejsce pracy pracownika znajdujące się w siedzibie pracodawcy,
• podróż poza stałe miejsce pracy pracownika zlokalizowane w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy,
• podróż poza miejscowość będącą siedzibą pracodawcy, jeśli dla danego pracownika niemożliwe jest punktowe wskazanie stałego miejsca pracy.

W tym miejscu należy podkreślić, że instytucją prawa, która czasami bywa mylona z podróżą służbową, jest oddelegowanie. Przyjmuje się, że z oddelegowaniem mamy do czynienia wówczas, gdy wraz ze skierowaniem pracownika do pracy w innej miejscowości następuje zmiana umowy o pracę dotycząca stałego miejsca pracy. Nie wchodząc w szczegóły, zmianę taką przeprowadza się za porozumieniem stron (aneksem do umowy), lub przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego.

Podróż służbowa a czas pracy

Przez wiele lat w doktrynie istniały kontrowersje dotyczące ustalania czasu pracy w zakresie odbywanych przez pracowników podróży służbowych. Spór dotyczył przede wszystkim pytania czy dojazd do celu podróży służbowej i powrót uznać należy za czas pracy, czyli pozostawanie do dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy. Wątpliwości te rozwiał wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 roku (II PK 265/2004), stwierdzający, iż:

„czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Oznacza to, iż cały czas przebywania pracownika w podróży służbowej nie jest czasem, w którym pozostaje on do dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy, zatem pracodawca, poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, za które należy się wynagrodzenie, nie jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi dodatkowych świadczeń. Innymi słowy, do czasu pracy nie wlicza się całego okresu podróży służbowej, a pracownik otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za ten czas podróży służbowej, który pokrywa się z określonym w umowie rozkładem czasu pracy. Czas przejazdu należy natomiast zaliczyć do normy czasu pracy i nie może on być od tej normy odliczony.

Powyższa konstrukcja nie zwalnia zatem pracodawcy z przestrzegania przepisów o zapewnieniu pracownikowi prawa do odpoczynku. Jeżeli czas podróży służbowej, a szczególnie czas przejazdu powrotnego, narusza ustaloną w kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, pracownikowi należy się odpowiednio ustalony czas wolny albo ekwiwalent pieniężny.

Zwrot kosztów

Art. 77(5) Kodeksu pracy reguluje kwestię rozliczania kosztów związanych z odbyciem podróży służbowej.

Pracownik świadczący pracę podczas podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania, obok wynagrodzenia za pracę, należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Koszty te rozliczane są na podstawie diet, bądź w formie ryczałtu na podstawie przedstawionych rachunków.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej przysługuje:

• Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia, która wynosi 30 zł za dobę podróży. Należności oblicza się na podstawie czasu trwania podróży służbowej, czyli od momentu jej rozpoczęcia do zakończenia. Jeśli trwa ona ponad 12 godzin, to dieta przysługuje w pełnej wysokości. Gdy wyjazd zajmuje od 8 do 12 godzin, to należy się połowa diety, a gdy trwa mniej niż 8 godzin, to dieta w ogóle nie przysługuje. Gdy podróż trwa dłużej niż dobę za każdą nowo rozpoczętą, ale niepełną dobę do 8 godzin – przysługuje połowa diety, a ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• Zwrot kosztów noclegu w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Po powrocie pracownik musi okazać rachunek, a zwrot może wynieść maksymalnie do dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 zł. Pracownikowi, który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 zł, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00. Warto zaznaczyć, że zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, ani też kiedy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość powrotu do miejscowości swojego pobytu każdego dnia,
• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety.

Na wniosek pracownika pracodawca może przekazać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w sektorze prywatnym określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia te nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż określone w rozporządzeniu warunki dla pracowników sfery budżetowej.

Podróż służbowa a kilka stałych miejsc pracy

W uchwale z dnia 19 listopada 2008 roku (II PZP 11/08) Sąd Najwyższy wskazał, że podróż służbowa to zjawisko krótkotrwałe, incydentalne i tymczasowe.

„Z art. 77⁵ § 1 k.p. wynika wprost, że podróż służbowa, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy, ma charakter incydentalny (…). Zadanie musi być skonkretyzowane i nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. W konsekwencji wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia. Taka praca bowiem nigdy nie jest incydentalna, ale permanentna”.

Przepisy dotyczące rozliczania z delegacji nie obejmują pracowników mobilnych oraz takich, którzy na stałe wykonują swoje zadania w różnych miejscach. Nie jest więc podróżą służbową stałe wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy, ani poza miejscowością będącą siedzibą pracodawcy. W takim wypadku należy jednak w treści umowy o pracę określić dwa lub więcej miejsc wykonywania pracy. Każde z nich musi być określone konkretnie i w sposób rzeczywisty, czyli wskazywać faktyczny obszar, w jakim pracownik będzie realizował swoje codzienne zadania. Miejsce pracy może być określone obszarowo i obejmować kilka miejscowości, a nawet województw. Zawarcie w treści umowy postanowienia o „ruchomym miejscu pracy” wiąże się z koniecznością wskazania, w jakich dniach pracownik ma świadczyć pracę w każdej z miejscowości, przy jednoczesnym respektowaniu zasady, że miejsce musi być konkretnie określone, gdyż niedopuszczalne jest postanowienie umowy, zgodnie z którym pracodawca zastrzega sobie prawo skierowania pracownika do wykonywania pracy w dowolnej miejscowości, jeżeli jest to uzasadnione potrzebami zakładu pracy. Polecenie pracownikowi wykonywania pracy w danym dniu w innej miejscowości niż to zostało ustalone należy traktować, jako polecenie odbycia podróży służbowej, co aktualizuje obowiązek wypłaty mu świadczeń z tego tytułu.

Marcin Wika – Radca Prawny

Kancelaria CSW Więckowska i Partnerzy Radcy Prawni